Inúmeras são as empresas que buscam, em algum momento, por ferramentas de compartilhamento seguro de arquivos. A motivação para isso pode estar em diversos pontos, que vão da importância do documento ao sigilo que este pode conter.
Por conta disso, acabam procurando por soluções que as auxiliem, que podem ser a nuvem ou mesmo aplicativos gratuitos.
Quer entender mais sobre o compartilhamento seguro de arquivos? Confira os parágrafos a seguir e descubra a importância desse tema e como realizar a tarefa. Mais do que isso, conheça algumas ferramentas que podem ser bem úteis nesse momento!
O que é o compartilhamento seguro de arquivos?
Da maneira bastante simplificada, pode-se descrever o compartilhamento seguro de arquivos como uma forma de proteger seus documentos. O envio destes a outras empresas ou profissionais é, afinal, inevitável. Especialmente em um mundo conectado como o atual.
Há arquivos, porém, que requerem um nível maior de segurança, principalmente por conta das informações que possuem.
Dessa forma, empresas de todo o mundo buscam incessantemente por soluções para tal cenário. Não é muito recomendado utilizar e-mails ou outras ferramentas convencionais para transmitir contratos e outros documentos confidenciais.
Para isso, tais corporações procuram por meios que ofereçam criptografia, autenticação de múltiplos fatores, senha e data de expiração. Somente assim, portanto, podem se tranquilizar sobre o tema.
Quais arquivos devem ser compartilhados em segurança?
Com tanta informação rodando pela internet, é óbvio que alguns desses dados apresentem certo grau de sigilo. No ambiente corporativo, por exemplo, inúmeros são os documentos que apresentam risco se caírem nas mãos erradas.
Sendo assim, é mais do que comum que as organizações se preocupem com o seu envio. Casos bastante conhecidos são:
- Contratos: Por conta das informações presentes em seu interior, contratos tendem a ser sigilosos. Mais do que isso, seu compartilhamento incorreto pode causar problemas judiciais;
- Clientes: Em especial após a aprovação da LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados —, informações de clientes não podem ser compartilhadas com qualquer um, sendo preciso estarem seguras e protegidas;
- Finanças: Qualquer tipo de movimentação financeira apresenta risco se dividida com outras pessoas. Dessa forma, documentos fiscais e bancários requerem uma maior preocupação;
- Estratégia: Imagine se toda a estratégia de sua empresa cair nas mãos do concorrente. É com isso em mente que grandes corporações protegem ao máximo seus arquivos estratégicos;
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Como realizar o compartilhamento seguro de arquivos?
Felizmente, o avanço tecnológico visto nos últimos anos permitiu que essa proteção ocorresse de forma mais facilitada. Para isso, há diversas ferramentas que podem ser de grande valia nesse momento.
Além de assegurar seus dados, elas podem ser úteis também para transmitir documentos de forma mais rápida e eficiente. Bons exemplos são os que seguem abaixo.
Proteção por senha
Documentos de todos os tipos já podem, tranquilamente, ser bloqueados por senha, evitando que pessoas indesejadas analisem seu conteúdo. Para isso, basta abrir o programa em que este está sendo editado e definir uma palavra-chave específica.
Assim, somente aqueles que sabem o termo poderão abrir, de fato, o arquivo. Sem isso, ele apenas se apresenta como uma página em branco.
Links descartáveis
Outra ideia inteligente para garantir o compartilhamento seguro de arquivos é apostar em soluções online. Em geral, com estas se faz possível criar links em que o documento está inserido. Estes, porém, apresentam uma vida útil limitada, sendo apagados após determinado tempo.
Dessa forma, garante-se que, após seu download, ninguém mais tenha acesso ao conteúdo.
Permissão por usuário
Dentro do próprio ambiente corporativo, é possível que existam documentos que nem todos podem acessar. Neste caso, o mais interessante é investir em permissões por usuário.
Essa estratégia permite que determinados logins tenham acesso ao conteúdo, enquanto outros não. Dessa forma, regula-se o seu acesso com base no usuário da própria empresa.
Histórico de login
Em cenários em que se suspeita de uma movimentação incomum, é possível contar com certos softwares. Em especial, estes garantem o compartilhamento seguro de arquivos ao analisar a movimentação de algumas contas.
Encontrado um histórico suspeito, um alerta é emitido e a conta temporariamente suspensa. Até se analisar o caso, a proteção do arquivo está garantida.
Monitoramento de movimentação
Seguindo a mesma lógica do item anterior, se torna possível analisar todas as contas de uma empresa. Programas que realizam tal atividade têm como objetivo rastrear operações suspeitas ou fora da normalidade.
Com isso, podem antecipar problemas futuros e, consequentemente, evitar que documentos importantes acabem em posse de quem não deveria acessá-los.
Criptografia
Basicamente, a criptografia garante o compartilhamento seguro de arquivos por meio da codificação dos dados do documento. Em suma, então, essa é uma técnica que visa converter um documento para um formato codificado, acessado somente por aqueles com posse da chave, que permite que o documento seja descriptografado.
Com isso, mesmo que ele caia em mãos erradas, será impossível decifrá-lo sem a chave, garantindo assim, sua integridade.
Antivírus
Práticas antigas ainda podem ter bastante destaque nessa discussão, como é o caso dos programas antivírus. Muitos desses malwares, afinal, têm como função invadir os computadores de uma empresa e, em seguida, roubar seus dados.
Dentre eles, podem encontrar-se documentos importantes para o funcionamento da organização. Investir em bons softwares como esse é, portanto, uma excelente estratégia.
Autenticação de múltiplos fatores
Por fim, uma forma interessante de garantir o compartilhamento seguro de arquivos é por meio da autenticação de múltiplos fatores. Essa é uma tecnologia já bastante utilizada, inclusive nos celulares mais novos.
A lógica, aqui, é a de se utilizar de mais de uma camada de proteção para acesso a determinado material. Assim, é comum que haja reconhecimento facial, senha, ou ainda impressão digital e token, solicitados simultaneamente para acessar algum documento ou ambiente. Há várias soluções para os mais diversos cenários.
Quais ferramentas utilizar para o compartilhamento seguro de arquivos?
Além de todas as sugestões dispostas no tópico anterior, uma boa ideia é recorrer a ferramentas próprias para isso. Tendo este pensamento em mente, se faz interessante buscar por soluções, as quais podem aparecer em mais de um formato.
Nesse caso, é preciso analisar cada uma e verificar a que mais se encaixa em sua necessidade. Alguns exemplos são:
- Nuvem: Bastante utilizada atualmente, a nuvem se apresenta como um servidor virtual. Assim, permite que documentos sejam acessados de qualquer local e de inúmeros dispositivos. Seu uso deve ser feito com cuidado e seguindo as dicas mencionadas acima. Ex.: Dropbox, Sharepoint, Google Drive, iCloud;
- Sites: Há, também, sites especializados em transferir arquivos de um usuário para outro. Para isso, eles geram links de download do arquivo, os quais expiram após certo tempo. Há versões gratuitas e pagas, a depender do tamanho dos documentos. Ex.: WeTransfer.
Garanta o compartilhamento seguro dos arquivos do seu negócio com a Future
Sem dúvida alguma, a preocupação com o compartilhamento seguro de arquivos é cada vez maior. Com tantos ataques de hackers sendo noticiados, as empresas passaram a entender a importância do tema. Para isso, porém, o mais indicado é contar com parceiros que agreguem conhecimento e experiência ao projeto.
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Assim, você terá ao seu lado não somente um parceiro, mas toda uma equipe empenhada em proteger sua empresa. E, em momentos como o atual, em que os ataques são cada vez mais comuns, esse é o suporte que você precisa para se manter competitivo no mercado.
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